Libor Kubín I det siste har det vært mye snakk om GTD-metoden – Getting Things Done, som hjelper folk til å bli mer produktive, til å styre jobben og privatlivet sitt. Den 27. april vil den 1. konferansen om denne metoden finne sted i Tsjekkia, og Jablíčkař.cz inviterte en av de mest kjente til intervjuet. Lukáš Gregor, lærer, redaktør, blogger og også GTD-foreleser.
Hilsen, Lukas. La oss bare si at jeg aldri har hørt om GTD. Kan du fortelle oss som lekfolk hva dette handler om?
Getting Things Done-metoden er et verktøy som lar oss være mye mer produktive. Den er basert på at til tross for at hjernen er et fascinerende organ, har den visse begrensninger som vi selv boikotter (eller ikke er klar over). For eksempel ved å oversvømme eller snarere luke den av helt uforståelige årsaker. I en slik tilstand kan den knapt brukes til sitt fulle potensial under kreative prosesser, når man tenker, når man lærer, og den kan ikke engang ta en hel hvile. Hvis vi hjelper hodet fra ballast (som betyr: fra ting vi egentlig ikke trenger å ha med oss i hodet), tar vi det første skrittet til å være effektive.
Og GTD-metoden gir veiledning i bare noen få trinn for å komme til den tilstanden av ro og evne til å fokusere. Slik tømmer du hodet med slumring gjenstander inn i den såkalte postkassen og hvordan du organiserer alle dine prosjekter og "oppgaver", enten det er personlig eller arbeidsrelatert, i et oversiktlig system.
Hvem er metoden ment for, hvem kan den hjelpe?
Jeg får vann i munnen at den passer for hver, det har sine ulemper. Hvis jeg ser på det gjennom ulike typer jobber, vil de som i hovedsak er basert på akutthet og respons på omgivelsene (for eksempel brannmenn, leger, men også diverse teknisk støtte, folk på telefonen...) bare kunne bruke en brøkdel av metoden, eller rett og slett vil de bruke metoden for sin personlige utvikling, personlige nivå. Og det er heller ikke en metode for alle, for det er mennesker som synes enhver orden, systematisering er skremmende, eller rett og slett lammer dem enda mer enn kaos.
Og faktisk en kategori til - det er absolutt ikke for de som passer alle sine problemer inn i metoden med sin egen svake vilje, og tenker at den vil hjelpe dem på egen hånd, kanskje til og med å leve et lykkeligere liv...
Alle andre grupper av mennesker kan starte med GTD.
Finnes det andre lignende metoder? Hvis ja, hvordan vil du sammenligne dem med GTD?
Det er behov for å avmystifisere GTD noe. Uten å fordype seg i produktivitetshensynets historie, har det forståelig nok vært forsøk på å løse tidsstyringsproblemer i lang tid (ja, så langt tilbake som i antikkens Hellas). Selv om GTD ikke direkte handler om dette, er det heller ikke noe nytt mirakel, et stoff som David Allen ville ha oppfunnet ut av det blå gjennom hektiske eksperimenter i laboratorium. Metoden inneholder mer sunn fornuft enn eksperimentering, jeg vil til og med kjettersk tørre å si den merkelappen metode det skader henne på en eller annen måte, og jeg vil understreke akkurat det aspektet verktøy a logisk sekvens av trinn, som kan hjelpe.
Jeg antyder bare at det absolutt finnes lignende metoder, tilnærminger som snakker om hvordan du best kan sortere dine "forpliktelser", noen har slike metoder uten å lese dem fra noe sted, de bare tenker på det. (Kvinner leder forøvrig i denne retningen.) Men hvis jeg skulle finne noen andre rett og slett verktøy, som direkte gjelder for GTD, ville det absolutt være ZTD-metoden (Zen To Done, oversatt som Zen og ferdig her). Det er en passende løsning hvis en person allerede har luktet GTD og begynt å løse problemet med å prioritere oppgaver, fordi Leo Babauta kombinerte GTD med Stephen Coveys tilnærming og formulerte alt på en slik måte at det var enkelt. Eller en passende løsning hvis han ikke vil løse GTD, han vil ikke engang lese Covey, han er mer en frilanser, et minimalistisk vesen.
Så hva er det første steget på veien til GTD hvis jeg innser at jeg vil gjøre noe med tiden og oppgavene mine?
Jeg anbefaler alltid nybegynnere å gjøre minst to, tre timer ofte for fullstendig trygghet. Spill litt fin musikk, kanskje åpne en flaske vin. Ta et ark og skriv alle på det, enten i punkttegn eller ved hjelp av et tankekart prosjekter, som de for tiden jobber med. Få mest mulig ut av hodet ditt. Kanskje vil også de såkalte interesseområdene (= roller) som jeg liker å bruke, for eksempel ansatt, ektemann, far, idrettsutøver... og enkeltprosjekter eller grupper/to-do-lister, hjelpe.
Hvorfor alt dette? Når alt kommer til alt, når du først har fått disse grunnleggende tingene ut av hodet, vil du kunne begynne å praktisere GTD. Begynn å utsette, registrer den innkommende stimulansen og tildel den deretter til prosjektet du allerede har merket ved sortering.
Men spørsmålet inkluderte også gjør noe med tiden din. I denne retningen er ikke GTD helt den mest passende, eller hun skaper bakgrunnen, grunnlaget, men det handler ikke om planlegging. Her vil jeg anbefale å hente en bok Det viktigste først, eller rett og slett for å stoppe opp, trekke pusten og tenke på hvor jeg er akkurat nå, hvor jeg vil gå, hva jeg gjør for det... Det er heller for en annen debatt, men GTD vil tillate en person å stoppe opp og ta et pust.
Hva trenger jeg for å bruke GTD? Må jeg kjøpe noe verktøy? Hva vil du anbefale?
Metoden handler selvfølgelig først og fremst om riktige vaner, men jeg vil ikke undervurdere valg av verktøy, for det påvirker også hvor godt vi vil klare å leve med metoden. Spesielt i starten, når du bare skal bygge opp tilliten til metoden, er et godt verktøy veldig viktig. Jeg kunne anbefale en spesiell applikasjon, men jeg ville vært mer forsiktig. For nybegynnere har jeg hatt god erfaring med Wunderlist, som er mer en sofistikert "to-do list", men noen prosedyrer kan allerede prøves og læres på den.
Men noen er mye mer komfortable med en papirløsning, som har sin sjarm, men også sine begrensninger, den er definitivt ikke like fleksibel når man søker og filtrerer oppgaver.
Hvorfor har metoden flere programvareapplikasjoner for Apple enn for Windows? Kommer dette faktum til uttrykk på noen måte blant de som er interessert i metoden?
Tilbudet for Windows er ikke lite, men det er stort sett verktøy som finnes fremfor å bli brukt. Utbredelsen av GTD-applikasjoner for Apple-plattformen kan også utledes fra gruppene som jobber med metoden – ganske ofte er de frilansere eller folk fra IT-feltet. Og går vi inn i bedriftsverdenen, er det mulig å bruke Outlook direkte for GTD.
Er det forskjell på å bruke GTD for studenter, IT-ledere, hjemmeværende mødre eller til og med seniorer?
Ikke i prinsippet. Kun prosjektene vil være forskjellige, for noen vil en mer detaljert inndeling i enkelttrinn råde, mens for andre vil arbeid med rutiner råde. Dette er nettopp styrken til GTD, dens universalitet.
Hva gjør GTD-metoden så unik at den får nye og nye fans?
Jeg svarer delvis på dette på tvers av tidligere svar på spørsmål. GTD er basert på sunn fornuft, respekterer hjernens funksjon (og begrensninger), representerer en prosedyre for å organisere ting, og dette trenger ikke bare være oppgaver, men også utformingen av kontoret eller ting på verkstedet. Den er universell og kan definitivt hjelpe like etter implantasjonen, noe jeg ser på som en stor fordel. Resultatene er håndgripelige og umiddelbare, noe man trenger. I tillegg kan du begynne å jobbe med det selv i presseperioden. Hvis du hadde tenkt å begynne å tenke på oppdraget ditt, ville det egentlig vært ganske vanskelig i en haug med brennende tidsfrister.
Jeg ville bare vært forsiktig med det ordet unik, jeg tar det heller som hennes sterke sider. Om det er unikt, det skal jeg overlate til de som er interessert. Det passer meg at GTD nettopp kom min vei når jeg trengte det, hjalp meg, og derfor spredte jeg det videre.
Hvordan ser GTD ut utenfor Tsjekkia? Hvordan er det i opprinnelseslandet, USA?
Alt jeg kan si er at utbredelsen og bevisstheten ser ut til å være større i vest enn her. Men jeg følger ikke spesielt med på det, jeg har egentlig ikke så mye grunn til det. For meg er min egen erfaring og erfaringen til de som kontakter meg, som leser siden, viktig mitvsehotovo.cz, eller som går gjennom treningene mine. Jeg leser og blar gjennom spesialiserte blogger fra utlandet, men kartlegging av tilstanden til GTD i verden er et område som ligger utenfor mine behov for øyeblikket.
Omvendt, hvordan er fellesskapet til GTD-fans i Tsjekkia?
Jeg fant meg selv i en litt skjev virkelighet. Omgitt av en rekke GTD-brukere fikk jeg en stund inntrykk av at det tross alt var noe så kjent! Men hei, det store flertallet av verden rundt meg har aldri hørt om GTD og kan i beste fall bare bruke ordet tidsfordriv.
Vel, så er det også en merkelig gruppe mennesker som tror at GTD blir gjort til en slags religion, men jeg vet ikke helt hvor den følelsen kommer fra. Fordi noen som bruker det deler sin erfaring eller leter etter tips og råd fra andre?
Omfanget av fellesskapet av GTD-fans i Tsjekkia kan ikke overvurderes. 376 respondenter svarte på et spesialisert spørreskjema, som ble laget som en del av en diplomoppgave, som overrasket oss positivt. Nettstedet Mítvšehotovo.cz besøkes av omtrent 12 tusen personer per uke, men nettstedet har konseptuelt utvidet til å omfatte andre områder for personlig utvikling, så dette tallet kan ikke tas som et svar på interessen for GTD i Tsjekkia.
Du deltar i organisasjonen 1. GTD-konferanse her. Hvorfor ble konferansen opprettet?
Jeg oppfatter for det meste to grunnleggende motivasjonsimpulser for konferanser: a) å muliggjøre møtet mellom det gitte fellesskapet, å berike hverandre, b) å tiltrekke seg de umerkede, mennesker utenfor den sirkelen og å utvide deres synsfelt med noe, kanskje til og med å utdanne...
Kan en nybegynner eller en komplett lekmann om GTD komme til konferansen? Vil han ikke føle seg fortapt der?
Jeg tror tvert imot at denne konferansen gjerne ønsket nybegynnere eller uinnvidde velkommen. Vårt mål er ikke å - som noen anklager oss - for å styrke kult av GTD, men for å snakke om produktivitet og effektivitet, finne måter å få orden på, balansere jobb og privatliv osv. Og for dette trengs visjonen til de som aldri har hørt om noen metoder eller fortsatt leter etter dem. Forresten - jeg er fortsatt søker også, selv om jeg trener GTD.
Prøv å lokke våre lesere til konferansen. Hvorfor skulle de besøke henne?
Min intuisjon forteller meg at alt vil bli gjennomført i en veldig hyggelig atmosfære. Miljøet er vakkert, teamet av mennesker som organiserer det er menneskelig nær meg, de inviterte foreleserne og gjestene er av høy kvalitet, de sier at det skal være utmerkede forfriskninger og mat... Vel, jeg tror rett og slett det blir en utmerket dag!
Hva vil du si til folk som ikke klarer å henge med oppgavene sine i arbeidslivet og gjerne vil ha litt orden i privatlivet også?
Alfa og omega er erkjennelsen av verdifullheten av gaven vi har mottatt og som vi fortsetter å motta, med hver oppvåkning til en ny dag. At vi er, at vi lever. Vi lever i et bestemt rom og i en bestemt tid. Og nettopp den tiden er en størrelse med så mange ukjente at vi burde se den mye mer. Vi kan spare penger, vi kan også låne av noen, tiden går rett og slett, uansett hvor mye vi tenker på det. Det ville vært flott om vi var takknemlige for ham og satte pris på ham. Først da kan organisering og planlegging gi mening og være virkelig effektiv.
Hvis du har lyst til å lære mer om GTD-metoden, kan du komme og se den 1. GTD-konferansen i Tsjekkia med en hel rekke av de beste foredragsholderne og foreleserne innen denne metoden. Konferansens hjemmeside og mulighet for påmelding finner du nedenfor ved denne lenken.
Lukas, takk for intervjuet.
