Jiří Filip Kommersiell melding: Det nåværende tilbudet på markedet for styringssystemer for små bedrifter er veldig bredt. Samtidig er det en veldig viktig beslutning å velge riktig programvare. Tross alt vil du ikke finne ut i løpet av noen uker at du tok et upassende valg, bytte til en annen applikasjon og trene hele laget fra begynnelsen. Så hvordan navigerer du i det overfylte markedet og velger programvare som vil vokse med deg samtidig som du følger med på de siste trendene?
Sjekk ut våre tips om hvordan du velger det beste systemet for din bedrift og hvilke krav informasjonsprogramvare skal oppfylle.
Hvorfor bruke et styringssystem for små bedrifter?
Det er mange grunner til at en bedrift bør bruke bedriftsprogramvare. Ikke bare store bedrifter, hvor det er en selvfølge å opprettholde organisering på tvers av hele bedriften og alle team. Men også for små bedrifter, hvor et slikt virksomhetsstyringsverktøy kan være et kraftig verktøy for å forbedre bedriftens prosesser. Dette fører til økt konkurranseevne og suksess for selskapet på lang sikt.
Kanskje du er i en situasjon hvor din bedrift allerede bruker noen verktøy... ett for fakturering, ett for kommunikasjon, du styrer kontantstrøm i Excel, i det andre Excel har du en kundeliste, en kalender, kontoutskrifter og resten på papir . Hvis denne løsningen virker litt kaotisk for deg, så se etter et mer omfattende system som dekker de fleste behovene dine for bedriftsledelse på ett sted.
Hovedgrunnene til at selv små selskaper bør implementere et selskapsstyringssystem:
- Forbedre effektivitet og produktivitet: Effektiv bedriftens informasjonssystem muliggjør automatisering av prosesser, reduksjon av feil ved manuell datainntasting eller kopiering og betydelige tidsbesparelser. Dette fører til forbedret effektivitet og produktivitet for arbeidere og øker bedriftens ytelse.
- Bedre tidsstyring: Et virksomhetsstyringssystem gjør det enklere å planlegge og organisere tid, oppgaver og prosjekter, slik at ansatte kan fokusere mer på arbeidet sitt og redusere stress.
- Mer effektiv informasjonsdeling og administrasjon: Et styringsinformasjonssystem hjelper til med å administrere data og informasjon og muliggjør bedre tilgang og deling av data mellom ulike avdelinger og ansatte. Dette fører til forbedret samarbeid mellom ansatte, pluss at du har alle de viktige dokumentene på ett sted, og det betyr at du slipper mer hektisk søk i papirer.
- Mer nøyaktig og raskere beslutningstaking: Selskapets styringssystem gir sanntidsinformasjon om status for selskapets prosjekter og aktiviteter, noe som muliggjør raskere og bedre informert beslutningstaking.
- Kostnadsreduksjon:Et informasjonssystem for små bedrifter muliggjør bedre planlegging og kontroll av inntekter og utgifter og bidrar til å identifisere områder hvor kostnadene kan reduseres.
Hvilke funksjoner skal du se etter i et selskapsstyringssystem?
Automasjon
Et virksomhetsstyringssystem bør tillate automatisering av repeterende prosesser eller enkle aktiviteter for å minimere feil og sløsing med tid på repeterende oppgaver. Automatisering kan inkludere for eksempel gjentakende fakturering, betalingspåminnelser, automatisk e-postsending, rapportgenerering eller lage oppgaver eller prosjekter fra maler. På denne måten kan belastningen på ansatte reduseres, feil reduseres og arbeidseffektiviteten forbedres.
Datalagring i skyen
Bruk av skydatalagring kan muliggjøre enklere og sikrere datadeling innad i selskapet, alt er tydelig på ett sted. Den gir også tilgang til data fra ethvert sted og når som helst, noe som øker arbeidseffektiviteten og muliggjør rask utveksling av informasjon. Datalagring i skyen vil også bli verdsatt av alle selskaper der teammedlemmer for eksempel jobber fra hjemmekontor.
Oppgavestyring
Programvare for forretningsadministrasjon skal tillate enkel sporing og administrasjon av oppgaver og deres tidsfrister. Dette kan for eksempel inkludere planlegging og tildeling av oppgaver, sporing av oppgavefullføringsstatus og påminnelse om ventende oppgaver. Takket være dette kan teammedlemmer distribuere arbeidet mer effektivt, overvåke arbeidsmengden deres og fullføre alle tildelte oppgaver i tide.
Řízení prosjektů
Selskapets styringssystem skal muliggjøre effektiv prosjektledelse, inkludert planlegging, koordinering og overvåking av prosjektfremdrift. Dette inkluderer for eksempel budsjettplanlegging, effektivitet og lønnsomhet av prosjekter. Et slikt system gjør at bedriften kan styre sine prosjekter bedre og oppnå bedre resultater og fortjeneste.
Ideelt sett bør det valgte verktøyet tilby flere alternativer for grafisk representasjon av prosjekter, slik som Kanban-tavler, Gantt-diagrammer eller tabelloversikter for en tydelig visualisering av prosjekter, budsjetter, tildeling av oppgaver, status og fremdrift.
CRM
Forretningsprogramvare bør også inkludere verktøy for kundeforholdsstyring (CRM). Dette gjør selskapet i stand til å kommunisere mer effektivt med kunder og bedre håndtere deres behov.
Hvis systemet lar deg justere CRM med andre prosesser, for eksempel prosjektledelse, fakturering, kontraktsstyring eller kontantstrømplanlegging, innenfor en enkelt forretningsadministrasjonsplattform, kan du se kundene dine fra et 360°-perspektiv.
Håndtering av arbeidsmengden til ansatte
Arbeidsbelastningsstyringsfunksjonen for ansatte vil hjelpe deg med å fordele arbeidet mer effektivt mellom individuelle teammedlemmer og dermed oppnå optimal arbeidsmengde. Bedriftsinformasjonssystemet skal muliggjøre planlegging av tid og oppgaver på en slik måte at de fordeles rettferdig og at ansatte er tilstrekkelig belastet i forhold til deres evner og arbeidsprestasjoner. Samtidig skal det være det systemet er i stand til å overvåke belastningen og om nødvendig tilby en passende løsning, for eksempel ved å omfordele oppgaver eller øke antall ansatte i det gitte teamet. Den vil muliggjøre økt produktivitet og medarbeidertilfredshet, som bidrar til selskapets langsiktige suksess.
Tips for å velge den beste programvaren for små bedrifter
Når du velger programvare for småbedrifter, er det viktig å identifisere behovene dine og vurdere budsjettet ditt.
Vurder også den enkle implementeringen og bruken av programvaren, muligheten til å integrere med andre systemer og programvare, mobilapplikasjonen og kompleksiteten til funksjonene.
1. Identifiser dine behov:
Før du begynner å lete etter riktig programvare, bør du vurdere hvilke funksjoner og funksjoner du trenger for å administrere virksomheten din.
Husk at noen programvare tilbyr spesialiserte funksjoner for enkelte bransjer, mens andre er universelle og kan tilpasses behovene til ulike bransjer.
2. Enkel installasjon og bruk av programvaren:
Vurder hvor raskt du kan implementere ny programvare i virksomheten din og hvor enkel den er å bruke.
Å finne programvare med et intuitivt grensesnitt og enkelt oppsett kan spare tid og minimere opplæring av ansatte. Ideelt sett har programvaren nettbaserte opplæringsprogrammer og opplæringsvideoer tilgjengelig for å hjelpe deg med opplæringen, eller tilbyr konsultasjoner der du kan konsultere om implementeringen av systemet i din bedrift.
3. Løsninger med økonomistyringsfunksjonalitet:
En mer avansert programvareløsning med økonomistyringsfunksjonalitet kan hjelpe små bedrifter med å spore og administrere økonomiske operasjoner. Dette vil gi deg oversikt over inntekter og utgifter i nåværende tid og i nær fremtid eller oppfyllelse av budsjetter. Du kan forutsi utviklingen av kontantstrøm for de kommende månedene, lønnsomheten til prosjekter og svake punkter der det lekker unødvendig penger i selskapet.
4. Mulighet for integrasjon med andre systemer og programvare:
Vurder hvilken annen programvare du bruker og om den nye programvaren er kompatibel og enkelt kan integreres med andre systemer. Et tilgjengelig programmerbart grensesnitt (API) er derfor nøkkelen. Make er også en populær integrasjonsplattform, som muliggjør avansert integrasjon og automatisering.
Å se etter programvare med dataimport- og eksportfunksjoner kan gjøre arbeidet ditt enklere og minimere manuell datainntasting.
5. Vurder budsjettet ditt:
Når du velger programvare, bør du vurdere budsjettet ditt og prøve å finne en løsning som dekker dine behov og som er rimelig for virksomheten din.
Vær forsiktig når du sammenligner tilbud og vurder om tilleggsfunksjonene er verdt den høyere prisen. En gratis prøveversjon bør være en selvfølge.
6. Mobilapplikasjon inkluderer:
Tilgjengeligheten til en mobilversjon av virksomhetsstyringssystemet lar deg og dine ansatte være tilkoblet og responsive mens du er på farten, uavhengig av gjeldende plassering og utstyr. Dette er spesielt viktig når det gjelder å administrere hybride og eksterne team og aktiviteter.
Husk at mobilapplikasjonen skal være enkel å bruke og tilgjengelig på forskjellige operativsystemer.
7. Omfattende rapporteringsfunksjoner:
En programvareløsning med omfattende rapporteringsfunksjoner kan hjelpe små bedrifter med å overvåke og analysere bedriftens ytelse, overvåke effektiviteten til aktivitetene, prosjektene og kampanjene dine slik at du kan reagere fleksibelt på nye situasjoner.
Ideelt sett bedriftens programvare vil gi verdifull innsikt i dine økonomiske resultater, fremdrift av prosjekter og oppgaver, kapasitet og utnyttelse av ansatte og mye mer. I tillegg lar den avanserte løsningen deg lage dine egne grafiske rapporter og sette ulike kriterier for dataaggregering og sortering.
8. Kommunikasjonsfunksjon for komponenter:
Å se etter programvare med kommunikasjonsfunksjoner som chat-verktøy eller fildeling kan hjelpe bedrifter med å administrere intern kommunikasjon effektivt.
Å se etter programvare som kan integreres med andre kommunikasjonsverktøy som videosamtaler kan også være nyttig for enkelt teamsamarbeid.
Allerede valgt?
Som småbedriftseiere har vi mye å forholde oss til, og det er ofte ikke lett å få alt sammen. Den riktige programvareløsningen for å administrere virksomheten din kan gi deg en stor fordel fremfor konkurrentene dine. Du vil plutselig få en oversikt – over bestillinger og oppgaver og deres frister, kunder og kommunikasjon med dem, kontantstrøm og arbeidsmengden til individuelle teammedlemmer. Du vil spare mye tid brukt på repeterende oppgaver med lav merverdi. I stedet kan du fokusere energien din på innovasjon og løsninger som bringer virksomheten din fremover.
Forfatter: Caflou - Alt i ett styringssystem for små og mellomstore bedrifter
Caflou vil hjelpe deg med å effektivt administrere hele selskapet og dets økonomi. Det vil tillate deg å overvåke kontantstrømmen og forutsi dens fremtidige utvikling. Du vil bli kvitt rutinearbeid, redusere feilprosenten, forbedre teamarbeidet og øke bedriftens ytelse. Alt på ett sted. Fra hvor som helst og til en overkommelig pris.
