Vratislav Holub I en tid hvor vi må observere sosial distansering og likevel jobbe tett sammen, spiller moderne teknologi en nøkkelrolle. Jo bedre en bedrifts IT-team kan gjøre denne overgangen, jo mer kan de hjelpe ansatte og medarbeidere til å føle seg trygge og støttet. Western Digital presenterer åtte tips til IT-teamene dine.
Det kan være interesserer deg
Pavel Jelic Som et foreløpig tiltak innenfor rammen av koronakrisen, anbefaler flere og flere bedrifter, bedrifter, men også regjeringene i enkelte land, eller til og med direkte, å jobbe hjemmefra. IT-team står nå overfor oppgaven med å gjøre denne overgangen og sikre datasystemer, mobile dataenheter og applikasjoner under de nye forholdene. De utfordres til å sikre at ansatte og medarbeidere føler seg trygge tilkoblet og fullt produktive selv når de jobber hjemmefra. Vi har satt sammen noen tips fra våre egne IT-team som kan hjelpe med disse endringene og sikre en mer vellykket arbeidsflyt.
Ikke utsett. Kom i gang i dag (bokstavelig talt med en gang)
De fleste bedrifter og firmaer har allerede flyttet deler av arbeidsstyrken til hjemmemiljøet. Men hvis det bare er en liten del, vær forberedt på et helt annet scenario i tilfelle hundrevis eller tusenvis av mennesker trenger eksterne tilkoblinger til virtuelle systemer samtidig. Hvis bedriften din ennå ikke har implementert arbeid hjemmefra, eller bare delvis, bruk denne tiden til å forberede deg på den potensielle situasjonen der de fleste ansatte vil trenge tilgang til applikasjoner og data fra eksterne lokasjoner. Å ligge et skritt foran datainfrastrukturen din og ha veiledning og dokumentasjon tilgjengelig på forhånd vil bidra til å sikre en jevn overgang til en ny måte å jobbe på i virksomheten din i disse kritiske tidene.
Test til den første feilen
Test systemene dine for å sikre ytelse, pålitelighet og skalerbarhet. Tester applikasjoner og maskinvareinfrastruktur for maksimal belastning. Sjekk hvor mange tilkoblinger VPN-en din kan håndtere. Og send IT-teamet for å prøve å jobbe hjemmefra. Finn ut hvor det kan være hull og svake punkter når du arbeider eksternt. Det er mye bedre å finne ut hva som går i stykker under testing enn når de ansatte stoler på systemet fullt ut. Så finn ut på forhånd hvor de svake punktene er og fiks dem umiddelbart.
Markedsfør det riktige alternativet blant mangfoldet av kommunikasjons- og sikkerhetsverktøy
Det finnes utallige apper for virtuelle møter, briefinger, dokumentdeling, prosjektoppretting og andre administrasjonsverktøy, og det er sannsynlig at folk i virksomheten din i dag bruker mer enn én (autorisert eller ikke). Nå er tiden inne for å håndheve de offisielle verktøyene og appene som ansatte bør bruke. Vær sikker på antall lisenser og sett sammen instruksjoner (tilgjengelig og delt) om hvordan du installerer og bruker de valgte programmene.
Det kan være interesserer deg
Gjør deg klar for ustanselig overvåking og 24/7 support
Med hver nye situasjon må du nøye overvåke infrastrukturen og være i stand til å reagere i sanntid på strømbrudd. Vær forberedt på å tilby IT-støtte bredere og til forskjellige tider av døgnet.
Etablere retningslinjer for bruk av bærbare datamaskiner, periferiutstyr og tilgang til tjenester
Du må få på plass retningslinjer og forskrifter for hvordan din bedrift kan støtte ansatte som jobber hjemmefra med verktøy som internettilgang og teknisk utstyr. Du bør få svar på følgende spørsmål:
- Hvor mange ansatte trenger en bærbar datamaskin for å jobbe hjemmefra? Hvor mange bærbare datamaskiner kan du tilby?
- Vil selskapet betale for internettforbindelse og telefonsamtaler?
- Hva om noen har ingen eller utilstrekkelig internettforbindelse?
- Hva er tilnærmingen og instruksjonene for bestilling av eksterne enheter som tastaturer, skjermer, hodesett og så videre?
Lag praktisk (og tilgjengelig) dokumentasjon
Jo mer du kan støtte den eksterne arbeidsstyrken til å bruke de riktige verktøyene, jo mer vil du påvirke produktiviteten til bedriften, men også den positive stemningen i bedriften. Utarbeid riktig dokumentasjon og ressurser slik at alle kan jobbe bedre – både ansatte som nå jobber hjemmefra og ditt eget IT-team. Sørg for at du oppretter et tydelig sted hvor ansatte kan finne instruksjoner og veiledninger om hvordan de installerer utvalgte applikasjoner og verktøy og hvor de finner disse applikasjonene. Bruk også et øyeblikk på å sørge for at alle dine dokumenter, filer og kontotilgang for alle systemer er tilgjengelig for alle nøkkelmedlemmer i IT-teamet ditt.
Gjenta
Nå er også et godt tidspunkt å finne ut hva annet som kan automatiseres i arbeidsflytene dine. Spesielt spørsmål rettet til teknisk støtte. Du vil støte på mange lignende spørsmål, og verktøy som AI chatbots vil bidra til å lette presset på IT-teamet ditt. Alt som kan automatiseres frigjør teamet ditt til å ta på seg mer komplekse oppgaver
Sammen kan vi skape et bedre hjemmekontor
Tips og råd om hvordan du lager et arbeidshjørne, organiserer arbeidsflaten din, hvordan du kan samarbeide med familien din i delte rom eller planlegge pauser og nedetid – selv med dette kan det hende du må hjelpe medarbeidere med å oppnå maksimal produktivitet mens du er sikker koblet fra hjemmet ditt. Bruk en rekke kommunikasjonsmidler – veiledninger, erfaringsutveksling, delte arbeidsmøter – og hjelp til å finne måter å bli mer effektiv og bli enda bedre tilkoblet i det virtuelle miljøet. Du kan tilby virtuelle tjenester for litt mer personlig helpdesk-lignende kommunikasjon, du kan skape et rom for uformell diskusjon utenfor jobben. Vær kreativ.
Teknologi spiller nå en nøkkelrolle. Det er nødvendig å hjelpe folk til å holde kontakten med hverandre i en tid hvor vi må opprettholde sosial isolasjon. Disse uventede endringene utgjør en utfordring for både IT-infrastruktur og ansattes moral. Bedre fungerende IT-team kan i betydelig grad bidra til en vellykket endring i kommunikasjonen. Jo flere IT-team hjelper, jo mer støtte vil ansatte føle og opprettholde positivt engasjement. Vi vil gjerne takke IT-teamene våre for deres harde arbeid, innovasjon og tålmodighet under denne endringen. Og til leserne ... hold deg frisk, kommuniser så mye som mulig og husk ... ta sikkerhetskopi!
